Paso 10. Configuración de Google Calendar

Ya para finalizar las entradas dedicadas a Calendar vamos a ver algo de la configuración.

Podemos decir que en Calendar tenemos dos tipos o niveles de configuración.

1. En primer lugar tenemos la configuración global o de la aplicación Calendar. Tiene más que ver con las preferencias personales: idioma, huso horario en que nos encontramos, primer día de la semana que queremos, etc...
2. En segundo lugar tenemos la configuración de los diferentes calendarios que tenemos, que podemos hacer que se comporten, notificaciones que queremos que envíen, etc...

Preferencias personales de Google Calendar

Para modificar las preferencias personales de Calendar lo hacemos desde el icono del engranaje que hay junto al símbolo de interrogación o ayuda.

Configuración de los calendarios

En este caso la modificación la haremos en las opciones de un calendario individual. Para ello nos situamos sobre el calendario que queremos modificar y pulsamos en los 3 puntos verticales, que son las Opciones para el calendario.

Una vez dentro de las opciones se abre una ventana en la cual podemos elegir el color de los eventos del calendario y configurar y compartir que es donde tenemos las diferentes opciones de configuración y compartición que veremos en el vídeo.

Moraleja (Bonito pueblo cacereño). Configuración de Google Calendar.

En el siguiente vídeo puedes ver un paseo por los diferentes elementos que podemos variar en la configuración, tanto de Calendar, como de los calendarios individuales.

Paso 9. Añadir notificación a un evento de Calendar

Esta muy bien esto de tener calendarios y eventos, pero.... ¿y sí se nos olvida por que nos despistamos?
Para evitar esto podemos poner notificaciones a nuestros eventos, bien en el momento de crearlos, o bien después modificándolos.
Tenemos dos tipos de notificaciones:

• Notificación: nos da un aviso como cuando recibimos un whatsapp.
• Correo: nos enviaría un correo electrónico para recordárnoslo.

Tanto uno como otro podemos especificar con cuánto tiempo deseamos que se produzca dicho recordatorio. Por ejemplo para un evento de excursión, viaje o reunión importante, sería interesante tener un recordatorio por email el día anterior. Para uno que sabemos que nos va a pillar en el sitio, como estos días una clase, con una notificación 10 minutos antes bastaría.

Las notificaciones nos pueden llegar al teléfono móvil si tenemos sincronizada la app de Calendar o también es posible, si habilitamos las notificaciones de escritorio que nos propone el navegador Google Chrome, que se produzcan en el pc como un pitido.

Moraleja (Bonito pueblo cacereño). Añadir notificación a un evento de Calendar.

Paso 8. Compartir un calendario de Calendar con otros usuarios.

Ya hemos creado un calendario e incluso hemos hecho modificaciones y creado eventos.
El siguiente paso es compartirlo con otros usuario para que puedan:

• Tener información de los eventos. En este caso serían alumnos y no le damos permiso de modificación de los eventos.
• Tener información y poder añadir y modificar eventos. En este caso lo estaríamos compartiendo con algún profesor en cuyo caso si que le tendríamos que dar permisos de modificación.

Por lo anterior y por cómo está diseñado Calendar podemos compartir el calendario de al menos dos formas:

• La primera sería generando un enlace al calendario y hacer llegar este enlace a los usuarios por cualquier medio: Classroom, Rayuela, email, etc... Esto lo hacemos dentro Configurar/Compartir calendario, sección Permisos de Acceso. Se nos plantean dos opciones:
• Para todos los usuarios aunque no sean de nuestra organización: Compartir Públicamente. Si pertenecemos a una organización sólo podemos por política de restricción que los usuarios con enlace puedan ver sólo si no está ocupada esa hora o bien ver los detalles de los eventos.
• Para los usuarios de nuestra organización marcamos la casilla de compartir con usuarios de nuestra organización. En este caso podemos elegir que permisos van a tener, pero en ningún caso control total sobre la administración del calendario.
• La segunda forma es Compartir con determinadas personas. En este caso metemos el email de la persona con la que queremos compartir y seleccionamos el tipo de permiso que queremos darle. En esta ocasión sí que podríamos darle control total sobre el calendario. Es la mejor forma cuando queremos compartir entre profesores.

Moraleja (Bonito pueblo cacereño). Crear un evento en Google Calendar.

En el siguiente vídeos vemos cómo se hace:

Paso 7. Reutilizar un evento de Calendar

En el anterior post vimos cómo podíamos crear eventos dentro de Calendar.
La modificación es básicamente igual, pero quería incidir en una nueva entrada sobre la útil que es la reutilización de los eventos.

• Ejemplo 1: He importado un calendario y los eventos han sido creados por otra persona. Voy  a utilizar estos elementos, pero me voy a poner yo como propietario para poder reutilizarlos después.
• Ejemplo 2: He creado un evento para un día de clase y quiero copiar ese evento y modificarle únicamente día de la semana y hora por que me va a servir de plantilla para las clases. 
• Ejemplo 3:Tengo un evento creado para mi clase un evento y le he puesto para que se repita todas las semanas. Lógicamente todas las semanas no vamos a hacer lo mismo, por lo que  me interesa cambiar el título, y además en la descripción ponerle lo que vamos a hacer, que en este caso es una actividad de Classroom. Lógicamente éste evento lo vamos a modificar únicamente para este caso, no para los anteriores ni para los posteriores. 

Y como siempre digo:

Moraleja (Bonito pueblo cacereño). Crear un evento en Google Calendar.

En este caso lo puedes ver en el vídeo únicamente:

Paso 6. Añadir o modificar un evento a mi calendario.

Suponemos que ya hemos creado un calendario, o bien han compartido uno con nosotros.
En esta entrada vamos a ver cómo podemos modificar o crear un evento.
En estos eventos podemos poner la siguiente información:

• Título o nombre del evento. Lógicamente debe ser lo más descriptivo posible. Yo para mis clases utilizo el acrónimo de la asignatura y lo que vamos a hacer en esa clase. 
• Fecha y hora del evento. El evento puede ser único, en una única fecha o también podemos decir que se repita de manera diaria, semanal, mensual, e incluso podemos personalizar la repetición. Es más podemos decir que el evento tenga una fecha y hora inicial y otra final. También existen los eventos de día completo.
• Invitados. Yo no utilizo normalmente este apartado ya que se va a compartir el calendario con los alumnos, pero sería interesante si fuera a participar una persona ajena, podríamos invitarle.
• Ubicación: Este apartado es muy útil por que además de poder poder la ubicación del evento, por ejemplo en el caso de visitas externas, también una vez de le damos a Ubicación, nos aparece Añadir Conferencia. Si pulsamos en Añadir conferencia, nos creará una reunión virtual con Google Meet para tener videoconferencia con los alumnos. En este caso cuando nosotros pulsamos sobre este evento podemos iniciar la reunión virtual. De esta forma no tenemos que compartir el enlace de la reunión virtual con nuestros alumnos, queda reflejada en el evento de Calendar.
• Reordatorio: sirve para añadir recordatorios, es decir podemos indicarle que nos envíe correos electrónicos o nos ponga alarmas el tiempo entes que estimemos  y para que nos recuerde de la existencia del evento.
• Calendario: El calendario al que añadir el evento. Es decir al añadir el evento que lo añada a nuestro calendario personal, o a cualquiera de los otros que tenemos creados o compartidos.
• Descripción del evento. El título del evento debe ser corto, no así la descripción, donde podemos explicar de una forma más detallada qué vamos a hacer en ese evento o incluso poner enlaces a las tareas de Classroom que se tienen que realizar, etc....

Moraleja (Bonito pueblo cacereño). Crear un evento en Google Calendar.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo creamos o modificamos un evento.

Paso 5. Como importar un calendario de google Calendar

En el anterior post, vimos como podemos crear un calendario de Calendar vacío.
En muchas ocasiones puede pasar que lo que necesitemos sea importar un calendario, es decir, alguien nos envía un calendario para que nosotros lo podamos:

• Únicamente visualizar (por ejemplo como alumno, ya que no se nos permiten cambios).
• Visualizar y modificar: añadir eventos, borrar eventos, incluso lo podemos hacer de forma colaborativa de tal manera que yo puedo añadir eventos, pero sólo puedo modificar o eliminar los creados por mi.

En una entrada posterior, veremos cómo podemos compartir un calendario. Ahora nos interesa saber que la invitación para compartir un calendario me llegará como una invitación por el correo electrónico de nuestra cuenta G Suite.

Como siempre digo:

Moraleja (Bonito pueblo cacereño). Importar un calendario.

Para importar un calendario:

• nos vamos al correo electrónico y buscamos el mensaje que nos han enviado para invitarnos a compartir el Calendario.
• Hacemos clic sobre el enlace de Añadir este calendario.
• Automáticamente se nos abre la aplicación Calendar y nos muestra los datos del calendario compartido.

Podemos acceder a la aplicación Calendar, a través de la app de nuestro dispositivo móvil, buscándola en las aplicaciones de nuestra G Suite o bien en el siguiente enlace:
https://calendar.google.com


En el siguiente vídeo puedes ver cómo importamos o aceptamos una invitación para utilizar un calendario.

Paso 4. Crear un calendario con Google Calendar.

Contextualizo: estamos en marzo de 2020, y ha pasado una semana desde que se ha decretara la suspensión de la actividad educativa presencial.
Todos los profesores estamos como locos mandando actividades a nuestros alumnos, y en algunos casos desde Equipos Directivos y Consejería nos aconsejan un poco de coordinación y mesura para no agobiar a nuestros angelitos con tareas, actividades, etc...
En este contexto, y en otros muchos también, me parece más que interesante que la clase, junto con sus profesores, tenga o disponga de un calendario o agenda en la cuál estén reflejadas las diferentes clases o reuniones virtuales a las que tengan que asistir, actividades o trabajos que realizar, etc...
De esta forma tanto alumnos como profesores pueden ver la carga y planificar mejor el trabajo que tienen que enviar.

¿Qué es Calendar?

La herramienta de la G Suite Calendar nos permite tener una agenda con calendarios diferentes y eventos o citas dentro de los diferentes calendarios.

Esta herramienta, como casi todas las de Google, la podemos utilizar a través del navegador de nuestro ordenador, o bien podemos descargarla en nuestro dispositivo móvil en forma de app, para utilizarlo en éste.

Otra de las funcionalidades y ventajas es que esas citas al crearlas o modificarlas, podemos hacer que tengan cierto tipo de repetición: semanal, mensual e incluso personalizada.

Más cosas, dentro de estas citas, además de su descripción, podemos añadir enlaces a otras herramientas como Meet para dejar predefinida una reunión virtual, Classroom, o cualquier otro enlace.

Además podemos establecer notificaciones, es decir que antes de la cita seamos avisados, bien por aviso acústico, bien por correo electrónico de que está cercana la hora de la cita.

Para terminar, los calendarios se pueden compartir entre personas, es más tenemos la opción de exportarlos hacia otras herramientas de calendarios y citas como clientes de correo, o de manera inversa, importar los calendarios generados con otras herramientas de agenda.

Ante cualquier duda puedes acudir al centro de ayuda de Calendar en la siguiente dirección:

https://support.google.com/calendar/?hl=es#topic=3417969

Moraleja (Bonito pueblo cacereño). Crear un calendario con Google Calendar.

Entrar en https://calendar.google.com/ o bien lo buscamos dentro de las aplicaciones de la G Suite y le damos a crear un calendario nuevo.

En el siguiente vídeo puedes ver cómo creamos el calendario y los diferentes calendarios que tenemos en nuestra cuenta.